OU PREFERE FICAR CORRENDO
ATRÁS DELE? CONFIRA AS DICAS PRÁTICAS DO ESPECIALISTA ROBERT POZEN, AUTOR DE
ALTA PRODUTIVIDADE, PARA RENDER MAIS EM MENOS HORAS
NÃO
PERCA TEMPO: BOAS DICAS PODEM MELHORAR
A SUA
PRODUTIVIDADE (FOTO: SHUTTERSTOCK)
Se
você não decidir como vai usar o seu tempo, os outros o farão por você. O aviso
é de Robert
Pozen, professor na Harvard Business School e autor de Alta
Produtividade, lançado no Brasil pela editora Elsevier. Segundo ele, esse é o
conselho que precisa ser dado com mais urgência para a maioria das pessoas que
acha que 24 horas é pouco para fazer tudo o que pretende em um dia. “Elas não
têm seus objetivos claros para si mesmas. Então, o que determina o uso que
fazem do tempo é a pressão que vêm dos outros: para que trabalhem, para que
compareçam a reuniões ou eventos sociais, para que respondam e-mails e
telefonemas”. O resultado disso no médio e longo prazo você provavelmente já
sentiu na pele alguma vez. Algo como a sensação de ter uma pedra gigante rolando
em sua direção em uma velocidade maior do que você consegue correr.
Em Alta Produtividade, Pozen atribui
sua credencial para falar de administração do tempo à habilidade que
desenvolveu em conciliar os vários papeis que acumulou durante um período de
sua vida. Ao mesmo tempo, ele ocupou as funções de presidente de uma empresa
(MSF Investment Management), professor de Harvard e membro dos conselhos
diretivos de duas companhias, de uma fundação de cuidados com a saúde e de um
centro de pesquisa médica. Além disso, afirma ter escrito três livros,
simultaneamente. A seguir, ele sugere algumas medidas que você pode adotar hoje
mesmo, para não chegar ao fim do dia com a conclusão de que a única coisa que
produziu foram mais e mais pendências.
1.
Hierarquize seus objetivos
Se você não tem
seus objetivos organizados em ordem de prioridade, encontra dificuldade de
pensar sobre o que precisa ser feito com mais urgência neste instante. Para
tomar essa decisão momento a momento, o primeiro passo é definir os grandes
objetivos, suas prioridades para o ano. Liste todas e, em seguida, organize-as
em um ranking.
2.
Organize sua agenda
Com os objetivos
hierarquizados, fica mais fácil definir quais os compromissos para o dia ou
para a semana que devem vir primeiro. A pergunta a se fazer é: “Isso é
importante para eu atingir meus grandes objetivos?”. Sua agenda pode ter duas
colunas: uma é a clássica, onde anotará os compromissos; a outra é para
escrever o que pretende atingir em cada compromisso. Por exemplo, se tem uma
reunião, esta informação ocupa a primeira coluna. Na segunda, você anota qual a
finalidade do encontro. De tempos em tempos, pare para analisar, pela
perspectiva de quem vê de fora, se suas tarefas estão realmente caminhando na
direção de seus objetivos.
3.
Mantenha a rotina
Nos momentos do dia
que conseguir, crie uma rotina. Por exemplo, um horário para acordar, fazer
atividade física, tomar café da manhã e entrar no trabalho. Assim, você evita
desperdício de tempo tomando decisões corriqueiras, que já poderiam ter sido
eliminadas da lista.
4.
Organize seu dia pela produtividade – e não pelo número de horas
Muitas organizações
julgam seus empregados pelo número de horas que eles trabalham. Mas este é um
grande erro, diz Pozen. Ele afirma que as pessoas devem ser avaliadas pelos
resultados que atingem, independentemente de quanto tempo demoraram para
concluir a atividade. Na auto-organização é a mesma coisa. Anote as metas para
o dia e, como regra, cumpra, mesmo que levem mais ou menos tempo do que o
previsto.
5.
Acabe com o vício de checar e-mails o tempo todo
Para interromper o
mínimo possível suas atividades, estipule momentos (por exemplo, a cada hora)
para ver os e-mails. Descarte os que não interessam e responda imediatamente os
que interessam.
6. Só
faça uma reunião se tiver um bom motivo
Para Pozen, uma
reunião só deveria existir se houvesse um bom propósito, como o encontro com um
cliente pela primeira vez, um brainstorming ou uma negociação importante e
difícil. Só que muitas reuniões acontecem simplesmente seguindo um padrão de
funcionamento já instituído nas empresas. “Compartilhar informações, em geral,
pode ser mais eficiente por e-mail”, diz o autor.
7.
Nenhum motivo é bom o bastante para durar mais que 90 minutos
A partir de uma
hora e meia de duração, Pozen afirma que a atenção da maioria dos participantes
se dispersa.
8.Combata
a procrastinação
Pozen afirma que o
ato de procrastinar é mais perigoso a medida em que se há mais o que fazer.
Segundo ele, há dois tipos de procrastinadores: os moderados e os pesados. Um
procrastinador moderado pode resolver seu problema a partir da criação de um
sistema de recompensa. Por exemplo, ele diz a si mesmo: “Se eu completar essa
tarefa, posso tomar um café ou assistir a um programa de TV”. Já os
procrastinadores pesados, podem dividir um projeto em várias partes, cada uma
com um prazo – para evitar que deixem tudo para as últimas horas. “Se esses
prazos não lhe convencerem, já que foram criados por você mesmo, repasse-os
para o seu chefe”. Eles se tornarão reais imediatamente.
Fonte: Época Negócio
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